Orientering til forbrugere under Bjert Stenderup Vandværk vedrørende persondatabeskyttelse og IT-sikkerhed.
For et vandværks administration er det lovligt at behandle personoplysninger, da behandlingen er nødvendig for at overholde en retslig forpligtelse, som påhviler vandværket. Ingen data må indsamles uden at der er et udtrykkeligt angivet formål med indsamlingen, og data må ikke anvendes til andre formål.Forbrugerne har ret til at vide, hvilke data der opbevares om dem, samt hvordan disse data bliver behandlet, samt ret til at få slettet alle data, så længe det ikke påvirker vandværkets administrations evne til at betjene dem som kunde. Hvis en forbruger ikke længere er kunde, har kunden ret til at få slettet alle data om sig selv – så længe personoplysningerne ikke skal bruges i andre sammenhænge, eksempelvis bogføringslovens 5 årige dokumentationskrav.
Desuden har kunden ret til at få udleveret kopi af alle data, eksempelvis ved flytning til et andet forsyningsområde. Vandværkets persondataansvarlige er den daglige administrator, til hvem evt. henvendelser om indsigt og rettelser til personoplysninger stiles.
Bjert Stenderup Vandværk anvender IT-systemer til bogføring af ind- og udbetalinger, samt til afregning af driftsbidrag forbrugere og vandværket imellem.
IT-systemet befinder sig på administrators PC og aktiveres ved eget password, og som ved manglende aktivering af tastatur efter et antal minutter går i dvale, og først igen er aktiv ved fornyet indtastning af password. IT-systemet er virusbeskyttet med opdateret antivirusprogram.
Afregningsoversigten af driftsbidrag indeholder oplysninger om andelshaverens og/eller forbrugerens fulde navn, forbrugsstedets adresse, forbrugernummer, målernummer, aconto betalinger, evt. restance samt årligt forbrug og 1/2 årlige slutafregninger.
Herudover kan mailadresser og/eller telefonnumre være registreret.
Dataene opbevares i fire år for om muligt ved ansøgninger om vandspild at kunne honorere kravet om oplysning af gennemsnitsforbruget for de sidste tre år.
Registrering af det 1/2 årlige forbrug, primo januar og juli, beror på elektroniske målere opsat på forbrugsstederne. Radiomodulerne er alle ved levering fra Flonidan til vandværket forsynet med en unik kode, der er nødvendig for at kunne aflæse modulerne. Aflæsningen foretages elektronisk ved mobil aflæsning (forbikørsel af forbrugsstedet) inden for ca. 50 til 200 meters afstand afhængig af modtageforholdene. Målerne udsender til stadighed et antal signaler i minutter og med det rette programmerede udstyr, aflæses målerne i en fortløbende proces en efter en. Efter afsluttet aflæsning overføres aflæsningerne via internettet til hosting (opbevaring) på Flonidan/Temetras server, hvorfra dataene igen kan hentes til vandværkets forbrugsafregningssystem (Rambøll FAS), der danner grundlag for fakturering, som endelig via NETS og bankernes betalingsservice opkræves hos forbrugerne.
Herudover foretages aflæsninger ved håndtering af henvendelse fra forbrugere, fraflytning og på opfordring fra Ejendomsmægler ved salg, samt efter skøn for kontrol af vandspild i installationer og ledningsnet som en af flere fejlmuligheder målerne kan registrere.Aflæsningerne af både årligt forbrug og flytteaflæsninger videreformidles til Blue Kolding for afregning af spildevandsbetaling.
Alle eksterne aktører og modtagere af måleroplysninger er selvstændig ansvarlig for overholdelse af personeldataforordningen og IT-sikkerheden, hvilket er bekræftet ved udarbejdede databehandlingsaftaler.